Dit onderdeel van de Leidraad is bestemd voor het bevoegd gezag dat het Integraal PRTR-verslag moet beoordelen en biedt onder andere:

  • informatie over welk bevoegd gezag dit betreft;
  • een stappenplan en per type milieujaarrapportage instructies voor de beoordeling;
  • informatie over de vertrouwelijkheid van gegevens in milieujaarrapportages;
  • informatie over meten en registreren.

Dit onderdeel is niet van toepassing op:

  • de rapportages in het kader van MJA, omdat deze worden beoordeeld door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Over de beoordeling van de energiegegevens van MJA-deelnemers die tevens een Integraal PRTR-verslag moeten indienen, zijn afspraken gemaakt tussen de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en het bevoegd gezag;
  • de rapportage door de olie- en gaswinningsindustrie. Over de beoordeling van de energiegegevens van de operators die tevens MJA-deelnemers zijn, zijn afspraken gemaakt tussen de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en het bevoegd gezag.

De Leidraad is bedoeld voor het bevoegd gezag dat belast is met het toezicht op en de handhaving van het Integraal PRTR-verslag:

  • Wm-bevoegd gezag, provincie of gemeente waarbij geldt dat de uitvoering uiterlijk eind 2013 wordt overgenomen door een regionale uitvoeringsdienst (RUD).

  • Wtw-bevoegd gezag, Rijkswaterstaat of waterschap.

Rapportages van inrichtingen in de E-PRTR-categorie Intensieve veeteelt worden beoordeeld door de Dienst Regelingen van het Ministerie van LNV. Deze Leidraad is niet bedoeld voor deze categorie rapportages.

Het bevoegd gezag heeft als gevolg van de PRTR-wetgeving een wettelijke taak voor de beoordeling van de Integrale PRTR-verslagen. Hieraan gekoppeld zijn de indienings- en beoordelingsmomenten die verder zijn beschreven in het onderdeel Handhaving en sancties. De Inspectie voor de leefomgeving en transport zal toezien op de naleving van deze wettelijke taak.

Aan de indiening en beoordeling van het Integraal PRTR-verslag gaat de vraag vooraf of een inrichting rapportageplichtig is. In het kader van het Integraal PRTR-verslag ligt de verantwoordelijkheid om dit te bepalen bij de inrichting; het bevoegd gezag dient dit te controleren en kan daarbij gebruikmaken van de documentatie van het meet- en registratiesysteem waarover inrichtingen op grond van de PRTR-verordening dienen te beschikken.

De inrichting is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatie die het rapporteert. In het kader van het Integraal PRTR-verslag is de inrichting bovendien bij het opstellen van zijn verslag verplicht gebruik te maken van de ‘beste beschikbare informatie'. Hieronder wordt de meest betrouwbare informatie verstaan die de inrichting voor handen heeft.

Het bevoegd gezag moet de kwaliteit beoordelen van de gegevens die door de inrichtingen zijn verstrekt. Het dient na te gaan of de informatie van de inrichtingen tijdig is verstrekt en toereikend is uit het oogpunt van:

  • volledigheid;
  • consistentie;
  • geloofwaardigheid.

Deze beoordeling gebeurt aan de hand van al bij het bevoegd gezag beschikbare informatie.

De inrichting dient uiterlijk op 31 maart van het jaar volgend op het verslagjaar een verslag in te dienen.

Het bevoegd gezag is verplicht uiterlijk op 30 juni van het jaar volgend op het verslagjaar het Integraal PRTR-verslag te hebben beoordeeld. Dit betreft de definitieve beoordeling, dus nadat eventueel aanvullingen of toelichting aan de inrichting zijn gevraagd en beoordeeld. Om de deadline van 30 juni voor het Integraal PRTR-verslag te kunnen halen, moet rekening worden gehouden met de termijnen voor eventuele aanvullingen, beoordelingen van deze aanvullingen en met procedures in het kader van sanctionering. Dit betekent dat uiterlijk op 1 juni een voorlopige beoordeling moet hebben plaatsgevonden. In geval van vragen aangaande het ingediende Integraal PRTR-verslag is er dan nog voldoende tijd deze op te helderen. Uiterlijk op 30 september van het jaar volgend op het verslagjaar worden de gegevens uit de e-MJV-database doorgegeven aan Emissieregistratie ten behoeve van het nationale register, het nationale PRTR. Het gaat hier om de gegevens uit de als positief beoordeelde Integrale PRTR-verslagen, evenals een melding van eventuele afgegeven negatieve verklaringen.

Er kunnen meerdere bevoegde gezagen bij een verslag zijn betrokken, bijvoorbeeld het Wm-bevoegd gezag voor de milieuaspecten en het Wtw-bevoegd gezag voor de wateraspecten. Het verslag wordt in zo'n geval door meerdere bevoegde gezagen beoordeeld. Indien het verslag niet aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet of indien er geen verslag wordt ingediend, kan het desbetreffende bevoegd gezag actie ondernemen richting de inrichting. In het belang van een doelmatige handhaving zal afstemming tussen de bevoegde gezagen moeten plaatsvinden. Dit kan enerzijds op grond van artikel 18.3 Wm en anderzijds in de vorm van nadere afspraken.

Indien een negatieve verklaring door een van de bevoegde gezagen wordt afgegeven, heeft dit formeel betrekking op het gehele verslag. Dit houdt in dat over de betrokken inrichting in het nationale PRTR geen milieu-informatie wordt opgenomen, maar uitsluitend de vermelding dat een negatieve verklaring is afgegeven. Op de website met het nationale PRTR,  zal zichtbaar worden gemaakt welke inrichtingen een Integraal PRTR-verslag van onvoldoende kwaliteit hebben aangeleverd of ten onrechte niet hebben gerapporteerd (‘naming and shaming'). Het is overigens ook denkbaar dat er meerdere negatieve verklaringen ten aanzien van een bepaald verslag worden afgegeven.

Als in het e-MJV een module die onderdeel is van het Integraal PRTR-verslag de status ‘niet geaccepteerd' krijgt, krijgt het gehele verslag de juridische status ‘negatieve verklaring'. Op deze wijze is voor de beheerder van de website (RIVMRijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu) duidelijk welke inrichtingen een negatieve verklaring hebben gekregen. Dit is geen aparte status die in het e-MJV zelf voorkomt. De data uit een Integraal PRTR-verslag worden ook niet doorgeleverd aan Europa.

In de Leidraad is een risicobenadering opgenomen, waarmee de diepgang van de beoordeling wordt afgestemd op de grootte van het milieurisico. Voor de beoordeling van het Integraal PRTR-verslag kan gebruik worden gemaakt van een risicoanalyse.

Zo kan bij de beoordeling de meeste aandacht worden geschonken aan de grootste milieurisico's bij de inrichting en de beschikbare tijd optimaal wordt ingezet. De risicoanalyse levert ook een advies voor de frequentie waarmee een bedrijfsbezoek in het kader van handhaving noodzakelijk is (bijvoorbeeld eens per twee of vier jaar). De risicoanalyse is uitgewerkt in een digitaal hulpmiddel.

Criteria

Het bevoegd gezag beoordeelt ieder Integraal PRTR-verslag op basis van de volgende criteria:

  • Is het verslag tijdig ingediend?
  • Is voldaan aan de juiste rapportagevorm (het format)?
  • Is het Integraal PRTR-verslag volledig?
  • Zijn de gegevens consistent?
  • Is het Integraal PRTR-verslag geloofwaardig?

De verschillende criteria zijn in de meeste gevallen geen afzonderlijke stappen in de beoordeling, maar komen op meerdere momenten naar voren. De begrippen volledigheid, consistentie en geloofwaardigheid spelen in het gehele proces een rol. Zo kijkt het bevoegd gezag bijvoorbeeld naar volledigheid op het niveau van: ‘zijn alle gegevens ingevuld?' en op het niveau: ‘zijn alle bronnen meegenomen voor de emissie?

Stappen

Dit schema geeft in stappen de procedure die door het bevoegd gezag moet worden doorlopen bij het beoordelen van het Integraal PRTR-verslag. Per stap wordt een korte toelichting gegeven.

Het is een beslissingsondersteunend model, waarbij de procedure het bevoegd gezag stuurt in het proces om te komen tot een besluit over de wijze waarop op een ontvangen Integraal PRTR-verslag wordt gereageerd. Het is echter onmogelijk met de procedure alle denkbare situaties van een passende reactie te voorzien. Er kunnen zich altijd onvoorziene omstandigheden voordoen, die uit oogpunt van rechtsgelijkheid of rechtvaardigheid een soepelere of strengere aanpak rechtvaardigen.

De procedure is nauw verbonden aan de procedure Handhaving en sancties waar het meer gaat om de juridische stappen die moeten worden doorlopen indien het Integraal PRTR-verslag niet voldoet.

Het bevoegd gezag dient de procedure per verslag te volgen. Tot en met stap 3 van de procedure gaat het vooral om de procedurele beoordeling. In deze fases stelt u zich de vraag of het verslag ontvankelijk is om daadwerkelijk inhoudelijk te kunnen worden beoordeeld. Vanaf stap 4 is er sprake van een inhoudelijke beoordeling. 

1) Integraal PRTR-verslag

In de Wet milieubeheer is vastgelegd dat het Integraal PRTR-verslag door de inrichting elektronisch moet worden ingediend bij zowel haar bevoegd gezag (artikel 12.20) als gelijktijdig bij de Minister van IenM (artikel 12.20b). Hiervoor moet het e-MJV worden gebruikt.

2) Tijdig ontvangen? 

De inrichting dient uiterlijk op 31 maart van het jaar volgend op het verslagjaar een verslag in te dienen. De inrichting heeft zo voldoende tijd aan zijn verplichtingen te kunnen voldoen; de gegevens te kunnen verzamelen en de kwaliteit hiervan te kunnen waarborgen. Dit verslag wordt vervolgens door het bevoegd gezag beoordeeld.

Bij het niet-tijdig indienen van een Integraal PRTR-verslag kan een last onder dwangsom worden opgelegd. Hierbij hoeft het bevoegd gezag het betrokken bedrijf niet eerst om opheldering te vragen. Meer informatie is te vinden in de procedure Handhaving en sancties .

3) Alle velden ingevuld? 

Dit onderdeel is een snelle toets bij ontvangst (quickscan op volledigheid). Het gaat hierbij met name om de volgende aspecten die de inrichting moet rapporteren:

  • Volledig ingevulde module algemene informatie. Deze is meestal al standaard ingevuld. Met name aan de IPPC- en E-PRTR-codering en activiteiten dient aandacht te worden besteed.
  • Alle relevante velden ingevoerd? Hier geldt dat het elektronische systeem niet-ingevulde verplichte velden weigert voor verzending.
4) Risicoanalyse 

U kunt een risicoanalyse uitvoeren met gebruikmaking van de Checklist risicoanalyse.

5) Inhoudelijke beoordeling

In deze fase kan gebruik worden gemaakt van de checklist Integraal PRTR-verslag voor de beoordeling van de verslagen op moduleniveau.

Uitgangspunt voor de beoordeling van het Integraal PRTR-verslag is het meet- en registratiesysteem van de inrichting (zie ook Meten en registreren). Meestal is het meet- en registratiesysteem al eerder in het jaar aan de orde geweest bij een handhavingsbezoek. Ook voor de beoordeling van het meet- en registratiesysteem is een checklist beschikbaar, evenals een voorbeeld van een meet- en registratiesysteem. Verifieer het meet- en registratiesysteem voordat het verslag wordt beoordeeld.

6) Aanvulling of overleg met bedrijf

In geval van verschillende inzichten of twijfels over de door de inrichting verstrekte informatie kan het bevoegd gezag het betrokken bedrijf eerst informeel om opheldering vragen. In de praktijk kan deze informatie-uitwisseling via het e-MJV verlopen. De inrichting kan worden verzocht de verstrekte informatie zo nodig te wijzigen.

Het bevoegd gezag kan bij de beoordeling de documentatie van de inrichting gebruiken, met inbegrip van de gegevens waarop de gerapporteerde informatie is gebaseerd en informatie over het gehanteerde meet- en registratiesysteem. De inrichting is verplicht deze informatie beschikbaar te houden voor het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag kan vervolgens een last onder dwangsom opleggen indien het Integraal PRTR-verslag niet aan de gestelde eisen voldoet. Meer informatie is te vinden in de procedure Handhaving en sancties.

In het geval dat van een Integraal PRTR-verslag de kwaliteit ondanks bovenstaande acties beneden de maat blijft, kan het bevoegd gezag uiteindelijk verklaren dat het verslag niet voldoet aan de ter zake gestelde eisen, de zogenaamde negatieve verklaring. Het bevoegd gezag kan ook een negatieve verklaring afgeven wanneer, ook na het eventueel opleggen van een last onder dwangsom, geen PRTR-verslag is ingediend. In het nationaal emissieregister wordt aangegeven voor welke inrichtingen een negatieve verklaring is afgegeven.

Beoordelen Integraal PRTR-verslag

Inrichtingen rapporteren jaarlijks middels het Integraal PRTR-verslag. Het bevoegd gezag beoordeelt de kwaliteit van de Integrale PRTR-verslagen. De minister van IenM neemt de gegevens op inrichtingsniveau uit de Integrale PRTR-verslagen over in het nationaal register en stuurt de gegevens die op grond van de verordening verplicht zijn door naar de Europese Commissie. De Europese Commissie publiceert de PRTR-gegevens vervolgens in het Europese register. De eerste publicatie hiervan heeft plaatsgevonden in 2009.

In de stoffenlijst Integraal PRTR-verslag staan de verontreinigende stoffen waarover in het Integraal PRTR-verslag moet worden gerapporteerd door inrichtingen die onder de reikwijdte van de PRTR-verordening vallen. Dit moet gebeuren bij overschrijding van de drempelwaarden voor de emissies naar water, bodem en lucht. Een inrichting moet over haar afval rapporteren als zij één van de twee E-PRTR-grenswaarden voor afvalafvoer overschrijdt (inclusief afval van subcontractors).

Bij de beoordeling van het Integraal PRTR-verslag kunt u gebruik maken van de Checklist Integraal PRTR-verslag.

Beoordelen module afvalbeheer (Integraal PRTR-verslag)

Voor het beoordelen van de submodule afvalbeheer zie de checklist. Meer informatie in de toelichting op het stappenplan.

Een groot aantal inrichtingen in Nederland dient een Integraal PRTR-verslag op te stellen. De inrichtingen zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren en de inhoud van deze milieujaarrapportages. Het bevoegd gezag ziet er op toe dat deze rapportages tijdig zijn ingediend en dat de kwaliteit van de rapportages goed is. Zo nodig treedt het bevoegd gezag handhavend op.

Uniform en consequent sanctioneren is noodzakelijk om de algemene rechtszekerheid, rechtsgelijkheid (van de bedrijven) en geloofwaardigheid (van de overheid) te borgen. Gelet hierop is het van belang dat de betrokken bevoegde gezagen overeenkomstig dit onderdeel van de leidraad handhaven (ook als dit afwijkt van de bestaande eigen sanctiestrategie van het bevoegd gezag). Hier wordt aangegeven welke stappen doorlopen moeten worden wanneer het bevoegd gezag een overtreding constateert.

Dit onderdeel is uitsluitend van toepassing op bedrijven die onder de reikwijdte van het Integraal PRTR-verslag vallen (PRTR-inrichtingen). Deze informatie heeft geen betrekking op:

  • de verplichtingen van bedrijven die partij zijn bij het MJA;
  • de rapportage door de olie- en gaswinningsindustrie;
  • de bedrijven die op grond van artikel 8.13 van de Wm een milieujaarrapportage indienen.

Het bevoegd gezag heeft onder meer tot taak de Integrale PRTR-verslagen inhoudelijk te beoordelen. Om dat te kunnen doen, ziet zij er gedurende het verslagjaar op toe dat de inrichtingen gebruik maken van een meet- en registratiesysteem. Daarbij geldt de verplichting dat zowel de rapportageplichtige als de niet-rapportageplichtige PRTR-inrichtingen met gepaste frequentie informatie verzamelen en dit vastleggen in het meet- en registratiesysteem. Alle relevante documentatie dient gedurende 5 jaar te worden bewaard.

Lees verder
Op de volgende pagina's vindt u meer informatie.

Voor de uitvoering van het milieubeleid is het noodzakelijk dat bevoegde gezagen beschikken over informatie van bedrijven. Daarbij kan een spanningsveld ontstaan tussen de belangen van bedrijven en het belang van openbaarheid van milieu-informatie. Regelmatig willen bedrijven uit concurrentieoverwegingen hun brandstofgebruik, energiegegevens, productiegegevens en emissiegegevens op installatieniveau alleen ter beschikking stellen aan hun bevoegde instantie en niet openbaar maken. In de praktijk bestaat nog veel onduidelijkheid over de wet- en regelgeving die hierbij van toepassing is.

In dit onderdeel van de Leidraad komt aan de orde in welke gevallen een beroep kan worden gedaan op vertrouwelijke behandeling van bepaalde via het Integraal PRTR-verslag aangeleverde gegevens. Dit onderdeel is relevant voor zover het gaat om bedrijfs- en fabricagegegevens en NAW-gegevens. Daarbij is tevens van belang in hoeverre het gaat om milieu-informatie en informatie over emissies.

Hierbij wordt de relevante wet- en regelgeving toegelicht. Waar mogelijk is dit vertaald naar praktische tips ten behoeve van bedrijven en bevoegde instanties. Verder komt aan de orde hoe wordt omgegaan met vertrouwelijke gegevens in relatie tot andere rapportageverplichtingen van de lidstaat richting de Europese Commissie en wat er met de gegevens gebeurt.

Meer informatie over vertrouwelijkheid is te vinden in de Circulaire vertrouwelijke behandeling bedrijfs, fabricage- en NAW-gegevens die het Ministerie van IenM eind 2008 heeft uitgebracht en in het informatieblad Milieuverslaglegging en PRTR: veranderingen vanaf het verslagjaar 2009 dat het Ministerie van IenM in oktober 2009 heeft uitgebracht.

Dit is alleen relevant voor het Integraal PRTR-verslag.

Inrichtingen die onder de reikwijdte van de Bijlage I bij de EG-verordening PRTR vallen, zijn verplicht een Meet- en Registratiesysteem te hebben. Deze verplichting is in de nationale wetgeving opgenomen. Op grond van de documentatie van het Meet- en Registratiesysteem waarover inrichtingen dienen te beschikken, heeft het bevoegd gezag inzicht in de wijze waarop de jaarvrachten tot stand komen. Inrichtingen zijn verplicht deze documentatie vijf jaar lang te bewaren ten behoeve van het bevoegd gezag. Het kan voorkomen dat er bij concentratiemetingen, een meting beneden de detectie- of kwantificeringslimiet wordt gedaan. In bijgaande tekst is aangeven welke afspraak er is gemaakt om hiermee om te gaan in het kader van het Integraal PRTR-verslag.

Documentatie door bedrijf

De basis voor rapportage van milieudata door de inrichting ligt in het Meet- en Registratiesysteem. Hierin is onder andere vastgelegd welke parameters worden bepaald, hoe deze worden bepaald (meten, berekenen of schatten) en met welke frequentie. De inrichting verzamelt gedurende het jaar milieugegevens op de wijze zoals beschreven in het Meet- en Registratiesysteem en registreert de resultaten daar ook.

Er kan op vele manieren invulling worden gegeven aan een Meet- en Registratiesysteem. Op welke wijze dit gebeurt, is een afweging die de inrichting in overleg met het bevoegd gezag maakt. In de Leidraad is een voorbeeld opgenomen van een Meet- en Registratiesysteem.

Beoordeling door bevoegd gezag

Inzicht in het Meet- en Registratiesysteem is een voorwaarde voor het goed kunnen beoordelen van het Integraal PRTR-verslag. Vaak komt het Meet- en Registratiesysteem al lopende het verslagjaar in het kader van een bedrijfsbezoek aan de orde.

Uitsluitend wanneer de toegepaste methodes goed gedocumenteerd zijn, is het mogelijk voor het bevoegd gezag om de kwaliteit van de milieugegevens te beoordelen. Daarom moet de inrichting de toegepaste methodes in detail beschrijven. In de Leidraad is hiervoor een voorbeeld opgenomen. Voor het bevoegd gezag is aanvullend een checklist MRS  opgenomen als hulpmiddel bij de beoordeling van het Meet- en Registratiesysteem.