Op grond van wet- en regelgeving en bestuurlijke afspraken moet een aantal bedrijven in Nederland jaarlijks een of meer milieujaarrapportages indienen bij het bevoegde gezag. Het bevoegd gezag beoordeelt deze gegevens. De indiening en beoordeling hiervan verloopt geheel via een elektronische rapportagetool, het e-MJV.

In deze Leidraad Milieujaarrapportages (hierna: de Leidraad) worden aanwijzingen, praktische tips en hulpmiddelen geboden voor het op uniforme wijze opstellen (door bedrijven) en beoordelen (door bevoegde gezagen) van milieujaarrapportages.

Het betreft de volgende milieurapportages:

  • Het Integraal PRTR-verslag
  • De MJA-rapportage
  • De rapportage door de olie- en gaswinningsindustrie

Alle bovenstaande rapportages worden in deze Leidraad aangeduid als milieujaarrapportages.

Ten aanzien van het Integraal PRTR-verslag wordt nog het volgende opgemerkt.

  • Bedrijven die op grond van de PRTR-regelgeving geen PRTR-verslag hoeven in te dienen, kunnen via de vergunning (op grond van de Wet milieubeheer (Wm) of de Waterwet (Wtw) niet alsnog worden verplicht een Integraal PRTR-verslag in te dienen. Wel kan het bevoegd gezag via rapportageverplichtingen in de vergunning informatie blijven opvragen over emissies beneden de PRTR-grenswaarden.
  • Ook kan het desbetreffende bevoegd gezag het bedrijf een plicht opleggen te rapporteren over andere stoffen dan die in de stoffenlijst voor het Integraal PRTR-verslag zijn opgenomen. De rapportage hierover vindt echter niet plaats via het integrale PRTR-verslag. Wel is het mogelijk dat voor de rapportage gebruik wordt gemaakt van het e-MJV. Als dit laatste aan de orde is, moet hierover vooraf contact worden opgenomen met de e-MJV-helpdesk om dit mogelijk te maken.

De Leidraad gaat met name in op het Integraal PRTR-verslag. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de MJA-rapportage en de rapportage door de olie- en gaswinningsindustrie. Waar dit aan de orde is, wordt aangegeven of de informatie in de Leidraad op alle milieujaarrapportages betrekking heeft of alleen op het Integraal PRTR-verslag.

De Leidraad heeft zijn basis in de wet- en regelgeving en bestuurlijke afspraken, maar heeft zelf geen wettelijke status. De teksten in de Leidraad zijn op bestuurlijk niveau in samenspraak met diverse partijen tot stand gekomen.

De gegevens uit de milieurapportages worden voor verschillende doeleinden gebruikt:

  • Op lokaal niveau voor de verificatie van de milieuprestaties van het bedrijf en het toezicht en de handhaving door het Wm- en Water-bevoegd gezag.
  • Voor de berekening van landelijke emissies van een bepaalde stof of bedrijfstak voor nationaal beleid en de informatievoorziening hierover aan de Tweede Kamer.
  • Het geven van meer inzicht in de milieubelasting van de grootste vervuilingsbronnen aan het publiek.
  • Voor internationale rapportageverplichtingen, bijvoorbeeld op grond van het Kyoto-Protocol en de NEC-richtlijn.

In het kader van het e-MJV zijn de volgende wettelijke- en bestuurlijke afspraken en richtsnoeren relevant:

Het Integraal PRTR-verslag

MJA

Rapportage op basis van het MEE-convenant voor ETS-bedrijven verloopt niet via het e-MJV. Deze komt in de Leidraad niet aan de orde.

Olie- en gaswinning

Om bedrijven en bevoegde gezagen niet onnodig te belasten met diverse rapportageformulieren is er sinds 2004 één elektronisch rapportage-instrument, het e-MJV. Dit is een beveiligd en afgeschermd systeem.

Bedrijven kunnen hiermee het Integraal PRTR-verslag, de rapportage op grond van MJA en, vanaf verslagjaar 2009 ook de rapportage voor de olie- en gaswinningsindustrie indienen. Het bevoegd gezag beoordeelt de rapportages via hetzelfde systeem. De MJA-gegevens die worden gerapporteerd via het e-MJV worden beoordeeld door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.

Voor zowel het bedrijf als het bevoegd gezag biedt het e-MJV, ten opzichte van de schriftelijke indiening, voordelen, zoals:

  • lagere administratieve lasten;
  • meer gebruiksgemak;
  • korte doorlooptijd;
  • kwaliteitsverbetering.

Hieronder treft u op hoofdlijnen de procedure voor het indienen en beoordelen van het Integraal PRTR-verslag aan. Het heeft geen betrekking op rapportage in het kader van MJA en de rapportage door de olie- en gaswinningsindustrie.

Verzamelen gegevens in MRS

De inrichting verzamelt het gehele jaar door met gepaste frequentie gegevens en maakt daarbij gebruik van het meet- en registratiesysteem. Deze verplichting geldt voor alle inrichtingen die een activiteit hebben die onder de reikwijdte valt van Bijlage I bij de EG-verordening PRTR en die de daarbij genoemde capaciteitsdrempel overstijgen. Ook als een inrichting niet hoeft te rapporteren omdat de emissies voor het desbetreffende verslagjaar niet boven de grenswaarden uitkomen, moet de inrichting gegevens verzamelen. Aandachtspunten zijn verder de afspraken met de bevoegde gezagen over het vorig verslagjaar, de vergunning, de milieuzorgsystemen en het meet- en registratiesysteem. 

Vaststellen rapportageplicht 

De inrichting bepaalt jaarlijks zelf of zij een Integraal PRTR-verslag moet indienen. Een inrichting moet een verslag indienen als: haar emissie(s) groter is/zijn dan de grenswaarden voor emissies van stoffen (zie de stoffenlijst Integraal PRTR-verslag en/of de hoeveelheid van haar terrein afgevoerd afval één of beide grenswaarden voor gevaarlijk en/of ongevaarlijk zoals genoemd in artikel 5 in de EG-verordening PRTR overschrijdt; in dat geval moet de inrichting over zowel gevaarlijk als ongevaarlijk afval rapporteren en zowel over de interne verwerking (op terrein van de inrichting) als externe verwerking (afvalafvoer).

Indiening rapportage

Inrichtingen dienen hun Integraal PRTR-verslag jaarlijks in via het e-MJV. Het verslag moet voor 1 april zijn ingediend en moet volledig, consistent en geloofwaardig zijn.

Beoordeling rapportage

Bevoegde gezagen zijn verantwoordelijk voor het beoordelen de verslagen. Voor het Wm bevoegd gezag wordt de uitvoering van deze taak uiterlijk eind 2013 overgenomen door de Regionale uitvoeringsdiensten (RUD's). Bij de term ‘bevoegd gezag' in de Leidraad moet daarom voor de Wm-onderdelen van het PRTR-verslag uitvoerend bevoegd gezag worden gelezen.

Het bevoegd gezag kan via het e-MJV aanvulling op of aanpassing van de desbetreffende modules vragen. Het verslag moet voor 1 juli zijn beoordeeld, d.w.z. de modules moeten dan de status ‘geaccepteerd' of ‘niet geaccepteerd' hebben gekregen. Het niet accepteren van een module als onderdeel van het Integraal PRTR-verslag staat gelijk aan het afgeven van een negatieve verklaring op het gehele verslag. In het geval de inrichting in gebreke blijft kan bestuursrechtelijk dan wel strafrechtelijk worden opgetreden. Mogelijk is afstemming met andere bevoegde gezagen nodig.

Publicatie

Een deel van de gegevens uit het verslag wordt opgenomen in het nationale PRTR register; het gaat uitsluitend om de actieve openbaarmaking van gegevens op inrichtingenniveau. Ook worden de gegevens die op grond van de EG-verordening verplicht zijn doorgezonden aan de Europese Commissie voor opname in het Europese PRTR register.

Het verzamelen en beoordelen van gegevens ten behoeve van de milieurapportages is een continu proces, waarbij overleg plaatsvindt tussen het bevoegd gezag en het bedrijf. Tevens dient regelmatig afstemming plaats te vinden tussen de betrokken bevoegde gezagen.

De milieugegevens worden gedurende het jaar door de inrichting verzameld op basis van een meet- en registratiesysteem. Het meten en registreren is cruciaal voor de milieurapportages. Extra aandacht voor het meet- en registratiesysteem is noodzakelijk gebleken tijdens een onderzoek van de VROMMinisterie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer-Inspectie (tegenwoordig: Inspectie Leefomgeving en Transport) naar de kwaliteit van invulling en beoordeling van milieujaarrapportages door bevoegde gezagen. De Leidraad geeft bij de hulpmiddelen dan ook een voorbeeld van een meet- en registratiesysteem alsmede een checklist MRS om deze te beoordelen.

Het onderzoek van de Inspectie Leefomgeving en Transport geeft eveneens aanbevelingen voor organisatorische aspecten, zoals interne afspraken en procedures binnen en onderlinge kennisuitwisseling tussen bevoegde gezagen. Deze aspecten worden in de Leidraad niet uitgewerkt.

Wel wordt in de Leidraad de risicobenadering toegelicht, waarmee de diepgang van de beoordeling wordt toegespitst op de grootste milieurisico's. Dit aspect is uitgewerkt in een digitaal hulpmiddel.

Aan de indiening en beoordeling van milieurapportages gaat de vraag vooraf of een inrichting rapportageplichtig is. Een inrichting heeft de verantwoordelijkheid te bepalen of zij een Integraal PRTR-verslag moet indienen. Bevoegde gezagen dienen dit te controleren. Daarbij kunnen zij gebruik maken van de documentatie van het meet- en registratiesysteem, waarover inrichtingen moeten beschikken.

De Leidraad richt zich met name op de situatie waarin de rapportageplicht van de inrichting reeds is vastgesteld. Maar de checklist MRS kan ook worden gebruikt om na te gaan in hoeverre de inrichting een adequaat meet- en registratiesysteem heeft om te bepalen of sprake is van een rapportageplicht.