Dit onderdeel van de Leidraad is bestemd voor bedrijven die een milieujaarrapportage moeten indienen en biedt onder andere:

  • informatie over welk type bedrijven rapportageplichtig zijn;
  • per type milieujaarrapportage een rapportage-instructie op hoofdlijnen;
  • informatie over de vertrouwelijkheid van gegevens in milieujaarrapportages;
  • informatie over meten en registreren.

De Leidraad is bedoeld voor alle bedrijven die onder de reikwijdte vallen van de Europese verordening PRTR (en hiermee het Integraal PRTR-verslag) het MJA en, voor zover hiervoor afwijkende aanwijzingen gelden, de olie- en gaswinningsindustrie en de hiervoor bevoegde gezagen.

Reikwijdte Integraal PRTR-verslag (artikel 12.19, eerste lid, Wm)

Het Integraal PRTR-verslag is aan de orde voor alle inrichtingen waarin één of meer activiteiten worden verricht, die worden genoemd in Bijlage I bij de EG-verordening PRTR en waarvan de capaciteitsdrempel wordt overschreden. Dit zijn ook inrichtingen van bedrijven binnen de Nederlandse exclusieve economische zone.

Bijlage I bij de EG-verordening PRTR bevat 9 sectoren en 65 categorieën van activiteiten. De sectoren zijn:

  1. Energiesector
  2. Productie en verwerking van metalen
  3. Minerale industrie
  4. Chemische industrie
  5. Afval- en afvalwaterbeheer
  6. Fabricage en verwerking van papier en hout
  7. Intensieve veeteelt en aquacultuur
  8. Dierlijke en plantaardige producten uit de voedsel- en drankensector
  9. Overige activiteiten

Tussen de IPPC (tegenwoordig onderdeel van de Richtlijn Industriële Emissies) en de E-PRTR-verordening bestaat samenhang omdat grotendeels dezelfde inrichtingen onder beide regimes vallen. Een IPPC-installatie is een installatie waarin een of meer van de activiteiten uit bijlage I van de Richtlijn industriële emissies plaatsvinden. Er zijn echter enkele verschillen in de reikwijdte van beide regimes, niet alle activiteiten vallen namelijk onder zowel IPPC als E-PRTR en vice versa. voor de samenhang met de IPPC-plichtige activiteiten, zie:

E-PRTR-activiteit 5a

Activiteit 5a vormt een uitzondering ten opzichte van de andere E-PRTR-activiteiten. Dit komt omdat voor deze activiteit als enige van de E-PRTR-activiteiten een dynamische capaciteitsdrempel geldt. Deze uitzondering kan zorgen voor onduidelijkheid bij de vraag of een inrichting onder activiteit 5a valt.

In de praktijk geldt dat een bedrijf met een installatie voor de nuttige toepassing of verwijdering van gevaarlijk afval met een ontvangstcapaciteit van 10 ton, dat wil zeggen technisch en juridisch (vergunning) niet beperkt, altijd onder de reikwijdte van E-PRTR valt. In bijgaande tekst leest u meer.

Reikwijdte Meerjarenafspraken energie-efficiency (MJA)

De MJA is aan de orde voor alle bedrijven en instellingen die via hun brancheorganisatie of, indien dit niet mogelijk is, op individuele basis zijn toegetreden tot het convenant Meerjarenafspraak energie-efficiency. Meer informatie.

Reikwijdte olie- en gaswinningsindustrie

De rapportage door de olie- en gaswinningsindustrie beperkt zich vooralsnog tot de 9 operators die tot en met 2009 deelgenomen hebben aan het milieuconvenant en hun bevoegd gezag, het Ministerie van EL&IMinisterie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie.

Naast het Ministerie van spelen de volgende instanties een rol in de beoordeling van de rapportages: Staatstoezicht op de Mijnen, het Ministerie van IenM (incl. Rijkswaterstaat) en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.

De Leidraad heeft betrekking op de onderstaande rapportages (waarbij de nadruk ligt op het Integraal PRTR-verslag):

  • Verslag op grond van de PRTR-regelgeving (Integraal PRTR-verslag).
  • Verslag op grond van Meerjarenafspraken energie-efficiency (MJA).
  • Verslag op grond van afspraken en regelgeving voor de olie- en gaswinningsindustrie.
  • Gecombineerde rapportages opstellen: zie de instructie voor de individuele rapportages.

Bedrijven moeten jaarlijks uiterlijk op 31 maart hun milieujaarrapportage indienen over het voorgaande jaar. De bedrijven gebruiken hiervoor het e-MJV dat in januari beschikbaar wordt gesteld. De beoordeling van de rapportages gebeurt door de bevoegde gezagen.

Meestal heeft een inrichting met meerdere bevoegde gezagen te maken; een inrichting beschikt immers dikwijls over zowel een Wm- als een Wtw-vergunning. Voor de olie- en gaswinningsindustrie is dit niet aan de orde; deze heeft alleen een Wm-bevoegd gezag.

Rapportageplichtige inrichtingen rapporteren jaarlijks middels het Integraal PRTR-verslag. De bevoegde gezagen beoordelen de kwaliteit van de Integrale PRTR-verslagen. De Minister van IenM neemt de gegevens op inrichtingsniveau uit de Integrale PRTR-verslagen over in het nationaal register en stuurt de gegevens die op grond van de verordening verplicht zijn door naar de Europese Commissie. De Europese Commissie publiceert de PRTR-gegevens vervolgens in het Europese PRTR register het E-PRTR. De eerste publicatie hiervan heeft plaatsgevonden in 2009.

Reikwijdte

Inrichtingen die één of meer activiteiten hebben die vallen onder één van de categorieën genoemd in Bijlage I bij de EG-verordening PRTR vallen onder de reikwijdte van het Integraal PRTR-verslag.

Rapportageplicht

De inrichting bepaalt jaarlijks zelf of zij een Integraal PRTR-verslag moet indienen. Of een inrichting een verslag moet indienen, hangt af de grootte van haar emissie(s) en de hoeveelheid van haar terrein afgevoerd afval in relatie tot de grenswaarden voor emissies van stoffen (in de stoffenlijst Integraal PRTR-verslag) en afvaltransporten (artikel 5 in de PRTR-verordening).

Gedurende elk kalenderjaar is de inrichting verplicht met gepaste frequentie de informatie te verzamelen die nodig is om te bepalen welke emissies en welke afvaltransporten moeten worden gerapporteerd. Dit betekent dat ieder bedrijf dat onder de reikwijdte van de EG-verordening PRTR valt deze informatie moet verzamelen. Op grond van deze informatie wordt vervolgens na afloop van elk kalenderjaar bepaald of de grenswaarden voor de emissies of afvaltransporten zijn overschreden. Grenswaarden

In de stoffenlijst Integraal PRTR-verslag staan de  stoffen waarover moet worden gerapporteerd door inrichtingen die onder de reikwijdte van de PRTR-verordening vallen. Dit moet gebeuren bij overschrijding van de grenswaarden voor de emissies naar water, bodem en lucht.

In artikel 5 van de EG-verordening PRTR staan grenswaarden voor de respectievelijke afvoer van gevaarlijk en niet gevaarlijk afval van het terrein van de inrichting naar elders (NB: Dit geldt ook voor het afval dat door subcontractors van het terrein wordt afgevoerd). Bij overschrijding van één of beide grenswaarden moet de inrichting over zowel haar gevaarlijk als over haar ongevaarlijk afval rapporteren en daarbij over zowel de interne verwerking (op terrein van de inrichting) als de afvoer (externe verwerking).

Wie is verantwoordelijk?

De inrichting is verantwoordelijk om te bepalen of het onder de reikwijdte van PRTR valt en of zij een Integraal PRTR-verslag moet opstellen. Bovendien is de inrichting verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatie die het rapporteert.  

In het kader van PRTR is de inrichting verplicht bij het opstellen van zijn verslag gebruik te maken van de ‘beste beschikbare informatie'. De inrichting moet hierbij de meest betrouwbare informatie uit de beschikbare gegevens halen. Het is niet relevant of deze informatie is gegenereerd voor bijvoorbeeld handel, lozingsheffingen of voor het toetsen aan milieuwetgeving of de vergunning.

Rapportage-instructie Integraal PRTR-verslag

Het schema geeft de stappen aan die moeten worden doorlopen bij het opstellen van een Integraal PRTR-verslag. Per stap wordt een korte rapportage-instructie op hoofdlijnen gegeven; voor meer gedetailleerde informatie wordt verwezen naar de desbetreffende helpinstructie bij het e-MJV.  Toelichting op het schema.

MJA-deelnemers rapporteren jaarlijks uiterlijk op 1 april aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, het Wm-bevoegd gezag en de eigen brancheorganisatie of het eigen productschap. De bedrijfsrapportage geeft inzicht in de voortgang van de uitvoering van het Energie-efficiencyplan (EEP).

Er wordt onderscheid gemaakt in de voortgang van geplande maatregelen op het gebied van procesefficiency, ketenefficiency en duurzame energie en de invoering van systematische energiezorg. Zo kan het management van het bedrijf het beleid bevestigen of tussentijds aanpassen. De rapportage moet overeenstemmen met het Protocol Monitoring en Energiezorg van MJA.

de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland gebruikt de gegevens voor het opstellen van een monitoringrapportage per bedrijf en per branche. De monitoringresultaten worden ook gebruikt voor verantwoording aan de Tweede Kamer.

De jaarlijkse MJA-rapportage is geïntegreerd in het e-MJV. MJA-deelnemers krijgen minimaal 3 modules in het e-MJV aangeboden: Algemene gegevens, Energie en MJA. MJA-deelnemers die tevens een Integraal PRTR-verslag moeten opstellen, krijgen naast de energiemodules meer modules aangeboden. Het e-MJV is zo opgezet dat alle rapportages op elkaar zijn afgestemd en er geen dubbele rapportage nodig is.

Rapportage-instructie MJA


1. Module Algemene gegevens

1.a Tabblad Basisgegevens

Vul hier de bedrijfsgegevens in, evenals de namen van de contactpersonen. De gele velden met grijze tekst zijn vooraf ingevuld. Indien deze informatie niet correct is, kunt u deze laten wijzigen via de helpdesk.

1.b Tabblad Bevoegd gezag

De betrokken bevoegde gezagen zijn reeds gedefinieerd. Indien deze informatie niet correct is, kunt u deze laten wijzigen via de helpdesk.

Vul deze gegevens aan met namen en e-mailadressen van de betrokken adviseur van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland die als contactpersoon een attentiebericht moeten ontvangen op het moment dat u een module verzendt naar de centrale database (e-mailnotificatie).

2. Module Energie

Indien u een Warmte Kracht Koppeling (WKK-installatie) heeft of er afnemer van bent, dient u de beide submodules Energiegebruik en Gegevens WKK in te vullen. Indien u geen gebruik maakt van WKK, hoeft u enkel de submodule Energiegebruik in te vullen. De submodule gegevens WKK is dan grijs en kan niet worden ingevuld. Verdere instructies voor het invullen van de submodules Energiegebruik en Gegevens WKK vindt u in de helptekst in het e-MJV.

3. Module MJA

De module MJA start met drie sturende vragen:

  • De eerste vraag heeft betrekking op WKK-installatie (zie module Energie).
  • De tweede vraag betreft de wijze waarop u het specifiek energiegebruik per prestatiemaat wil specificeren. Dit laatste is van belang, omdat er twee methoden zijn om de omvang van de vermeden CO2-emissie te berekenen. Verdere instructies voor het maken van deze keuze vindt u in de helptekst.
  • De derde vraag heeft betrekking op Europese Benchmarking en of u hieraan wilt deelnemen. Verdere instructies voor het maken van deze keuze vindt u in de helptekst in het e-MJV.
3.a Submodule MJA3 Algemene gegevens

In deze module wordt een aantal algemene gegevens rond MJA gevraagd en worden de resultaten van de berekeningen van primair energiegebruik en MJA-resultaten gepresenteerd. De meeste van deze gegevens zijn al vooringevuld en hoeven slechts eenmaal of eenmaal in de 4 jaar te worden beantwoord.

De module bestaat uit de tabbladen:

  • Algemene gegevens MJA.
  • Berekening primair energiegebruik.
  • MJA-resultaten.

In het tabblad Algemene gegevens MJA wordt gevraagd of u de algemene rekenmethodiek gebruikt om de MJA-resultaten te berekenen, zoals vastgelegd in de Handreiking monitoring MJA. Zo ja, dan berekent de software voor u de indicatoren en geeft deze weer op het tabblad MJA-resultaten. Indien u een eigen methode volgt voor de berekening, dan dient u dat hier aan te geven. Ook dient u dan de berekening als een aparte bijlage mee te sturen naar de e-MJV-database.

Verdere instructies voor het invullen van de tabbladen vindt u in de helptekst van het e-MJV.

3.b Submodule Energiegebruik

In deze submodule wordt het verbruik (en indien van toepassing doorlevering en/of teruglevering) van energie weergegeven zoals deze in de module Energie zijn gerapporteerd. In deze submodule heeft u alleen leesrechten. Indien u gegevens wilt wijzigen, dient u dit in de module Energie te wijzigen.

MJA-deelnemers die nieuw zijn toegetreden tot de MJA moeten in deze submodule de energie- gegevens van het referentiejaar invullen. Dit kan een ander jaar dan 2005 zijn, raadpleeg hiervoor uw EEP en vul de gegevens uit uw EEP in de kolom "2005" in. Het invullen gaat op dezelfde wijze als het invullen van de energiegegevens van het verslagjaar in de module Energie.

3.c Submodule Gegevens WKK

In deze submodule wordt het gebruik van een WKK-installatie weergegeven zoals deze in de module Energie is gerapporteerd. In deze submodule heeft u alleen leesrechten. Indien u gegevens wilt wijzigen, dient u dit in de module Energie te wijzigen. De inrichtingen die nieuw zijn toegetreden tot de MJA moeten de WKK-gegevens van het referentiejaar hier invullen. Dit kan een ander jaar dan 2005 zijn, raadpleeg hiervoor uw EEP en vul de gegevens uit uw EEP in de kolom "2005" in. Het invullen gaat op dezelfde wijze als het invullen van de WKK-gegevens in de module Energie.

3.d Submodule Energiezorg

De stand van zaken energiezorg kan worden bepaald met de basischecklist genaamd ‘Handleiding en Basischeck Energiezorg - MJA monitoring.xls‘. Deze is te bereiken op de website van RVO.nl, via http://www.rvo.nl/subsidies-regelingen/energiemanagement-mja/mee.

In het e-MJV hoeft u alleen de resultaten van de ingevulde BasisCheck over te nemen. Bedrijven met een gecertificeerd ISO 14001 waarin energiezorg conform de Referentie energiezorg is geïntegreerd en geïmplementeerd, hoeven de BasisCheck Energiezorg niet in te vullen.

3.e Submodule Prestatiematen

De prestatie is de fysieke eenheid van productie. Deze eenheid wordt (bij productlocaties) bepaald door wat er daadwerkelijk als product over de inrichtingsgrens heen gaat. De prestatie kan naast een fysiek product ook een dienst zijn. Kortom prestatie is het beoogde effect, dat tot stand wordt gebracht door (mede) inzet van energie.

Voorbeelden van prestatiematen zijn:

  • De hoeveelheid gewassen wasgoed in kilogrammen (natwasserijen).
  • Het oppervlakte gecoat staal in vierkante meters (oppervlaktebehandelende industrie).
  • Vierkante meters vloeroppervlak (dienstensector).

Een inrichting kan verschillende prestatiematen hebben om sterk afwijkende producten en/of diensten te kunnen onderscheiden. Een uitgebreide toelichting op het begrip prestatiematen kunt u vinden in de Handreiking Monitoring MJA.

Verdere instructies voor het toevoegen of verwijderen van prestatiematen en het invullen van de bijbehorende gegevens vindt u in de helptekst Prestatiematen in het e-MJV.

3.f Submodule Energiebesparingsmaatregelen

Energiebesparende maatregelen bestaan uit energiezorg en procesefficiency maatregelen én uit de maatregelen die worden genomen in het kader van ketenefficiency en inzet van duurzame energie. Dit zijn maatregelen die in het Energie-efficiencyplan (EEP) zijn vermeld en maatregelen die additioneel op het EEP zijn genomen.

De geplande maatregelen in het EEP voor de periode 2009-2012 zijn al ingevuld in het e-MJV. U dient hiervoor alleen nog de gerealiseerde besparing op jaarbasis te controleren en in te vullen. Verdere instructies voor het invoeren van energiebesparingsmaatregelen vindt u in de helptekst van het e-MJV.

3.g Submodule Voortgang EEP

In deze submodule wordt gevraagd of alle in het EEP voor het monitoringsjaar beschreven zekere maatregelen zijn uitgevoerd. Tevens worden in deze submodule vragen gesteld over de geleverde inspanning in het verslagjaar voor de hierna volgende onderwerpen:

  • Inspanning ten aanzien van ketenefficiency.
  • Inspanning ten aanzien van de voorwaardelijke maatregelen zoals in het EEP opgenomen.
  • Inspanning ten aanzien van de onzekere maatregelen zoals in het EEP opgenomen.
3.h Submodule Invloedsfactoren

Invloedsfactoren zijn factoren binnen en buiten de inrichting die de ontwikkeling van het werkelijke energiegebruik van de inrichting beïnvloeden. Invloedsfactoren zijn onder te verdelen in twee groepen: bedrijfsinterne en bedrijfsexterne invloedsfactoren. Voorbeelden van bedrijfsinterne factoren zijn effecten van bedrijfsuitbreiding of bouw van nieuwe productielijnen en keuze van grondstoffen. Voorbeelden van bedrijfsexterne factoren zijn een brand, veranderende wet- en regelgeving, veranderende marktomstandigheden of het uitgeput raken van grondstoffen. Voor de invloed van sommige bedrijfsexterne factoren kan een correctie op het energiegebruik worden aangevraagd.

Verdere instructies voor het invoeren van invloedsfactoren en correcties vindt u in de helptekst Invloedsfactoren en correcties van het e-MJV.

3.i Submodule Financiële aspecten

Om de financiële effecten van energiebesparingsmaatregelen te kunnen berekenen worden in deze verplichte module de specifieke variabele energiekosten gevraagd van energiedragers die u heeft geselecteerd in de submodules Energie algemeen of Energiebesparingsmaatregelen.
Het gaat om de variabele kosten (dus exclusief vastrecht, capaciteitskosten et cetera) per eenheid van de energiedrager. In veel gevallen kunnen de gegevens uit het EEP worden gehaald. Eenmaal ingevuld worden de waarden jaarlijks overgenomen en dient u ze alleen bij veranderingen aan te passen.

Bedrijven die de intentieverklaring uitvoering milieubeleid olie- en gaswinningindustrie hebben ondertekend dienen hun getalsmatige rapportage in via de module Olie en gas.

Als onderdeel van het verslag door de olie- en gaswinningindustrie worden de volgende modules aangeboden:

  • Algemene gegevens
  • Productiegegevens
  • Overzicht offshore installaties
  • Lucht
  • Water
  • Afval en drilling
  • Offshore platforms
  • Lokale thema's
  • Rapportage gebruikte chemicaliën

De gegevens van het getalsmatige deel van uw milieujaarverslag dient u in via het e-MJV. Het beschrijvend deel van uw milieujaarverslag dient u apart in bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.

Voor de uitvoering van het milieubeleid is het noodzakelijk dat bevoegde gezagen beschikken over informatie van bedrijven. Daarbij kan een spanningsveld ontstaan tussen de belangen van bedrijven en het belang van openbaarheid van milieu-informatie. Regelmatig willen bedrijven uit concurrentieoverwegingen hun brandstofgebruik, energiegegevens, productiegegevens en emissiegegevens op installatieniveau alleen ter beschikking stellen aan hun bevoegde instantie en niet openbaar maken. In de praktijk bestaat nog veel onduidelijkheid over de wet- en regelgeving die hierbij van toepassing is.

In dit onderdeel van de Leidraad komt aan de orde in welke gevallen een beroep kan worden gedaan op vertrouwelijke behandeling van bepaalde via het Integraal PRTR-verslag aangeleverde gegevens. Dit onderdeel is relevant voor zover het gaat om bedrijfs- en fabricagegegevens en NAW-gegevens. Daarbij is tevens van belang in hoeverre het gaat om milieu-informatie en informatie over emissies.

Hierbij wordt de relevante wet- en regelgeving toegelicht. Waar mogelijk is dit vertaald naar praktische tips ten behoeve van bedrijven en bevoegde instanties. Verder komt aan de orde hoe wordt omgegaan met vertrouwelijke gegevens in relatie tot andere rapportageverplichtingen van de lidstaat richting de Europese Commissie en wat er met de gegevens gebeurt.

Meer informatie over vertrouwelijkheid is te vinden in de Circulaire vertrouwelijke behandeling bedrijfs, fabricage- en NAW-gegevens die het Ministerie van IenM eind 2008 heeft uitgebracht en in het informatieblad Milieuverslaglegging en PRTR: veranderingen vanaf het verslagjaar 2009 dat het Ministerie van IenM in oktober 2009 heeft uitgebracht.

Dit is alleen relevant voor het Integraal PRTR-verslag.

Inrichtingen die onder de reikwijdte van de Bijlage I bij de EG-verordening PRTR vallen, zijn verplicht een Meet- en Registratiesysteem te hebben. Deze verplichting is in de nationale wetgeving opgenomen. Op grond van de documentatie van het Meet- en Registratiesysteem waarover inrichtingen dienen te beschikken, heeft het bevoegd gezag inzicht in de wijze waarop de jaarvrachten tot stand komen. Inrichtingen zijn verplicht deze documentatie vijf jaar lang te bewaren ten behoeve van het bevoegd gezag. Het kan voorkomen dat er bij concentratiemetingen, een meting beneden de detectie- of kwantificeringslimiet wordt gedaan. In bijgaande tekst is aangeven welke afspraak er is gemaakt om hiermee om te gaan in het kader van het Integraal PRTR-verslag.

Documentatie door bedrijf

De basis voor rapportage van milieudata door de inrichting ligt in het Meet- en Registratiesysteem. Hierin is onder andere vastgelegd welke parameters worden bepaald, hoe deze worden bepaald (meten, berekenen of schatten) en met welke frequentie. De inrichting verzamelt gedurende het jaar milieugegevens op de wijze zoals beschreven in het Meet- en Registratiesysteem en registreert de resultaten daar ook.

Er kan op vele manieren invulling worden gegeven aan een Meet- en Registratiesysteem. Op welke wijze dit gebeurt, is een afweging die de inrichting in overleg met het bevoegd gezag maakt. In de Leidraad is een voorbeeld opgenomen van een Meet- en Registratiesysteem.

Beoordeling door bevoegd gezag

Inzicht in het Meet- en Registratiesysteem is een voorwaarde voor het goed kunnen beoordelen van het Integraal PRTR-verslag. Vaak komt het Meet- en Registratiesysteem al lopende het verslagjaar in het kader van een bedrijfsbezoek aan de orde.

Uitsluitend wanneer de toegepaste methodes goed gedocumenteerd zijn, is het mogelijk voor het bevoegd gezag om de kwaliteit van de milieugegevens te beoordelen. Daarom moet de inrichting de toegepaste methodes in detail beschrijven. In de Leidraad is hiervoor een voorbeeld opgenomen. Voor het bevoegd gezag is aanvullend een checklist MRS  opgenomen als hulpmiddel bij de beoordeling van het Meet- en Registratiesysteem.