Openen e-MJV-applicatie

U kunt de e-MJV-applicatie op twee manieren openen: via een directe snelkoppeling of via een snelkoppeling die u eerst naar de besloten website van het e-MJV leidt. Deze snelkoppelingen ziet u op de homepage van deze website. Na aanklikken van één van de snelkoppelingen krijgt u een inlogscherm te zien waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord invoert. Als u hebt gekozen voor de snelkoppeling naar de besloten website verschijnt na bevestiging eerst de startpagina van de besloten website. Hier vindt u in het menu aan de linkerzijde het onderdeel Applicatie. Via de link Start e-MJV-applicatie opent u vervolgens de applicatie.

Openen invulformulieren en verslaggegevens

Bedrijven

Bedrijven krijgen in het formulierkeuzescherm een overzicht te zien van de beschikbare verslagen (een leeg formulier voor het in te vullen verslagjaar en de ingevulde en ingediende verslagen van alle aanwezige voorgaande jaren). Als u gebruik maakt van een concernaccount (koepelaccount) heeft u daarmee toegang tot alle beschikbare, huidige en historische verslagen van alle inrichtingen die aan uw concernaccount zijn gekoppeld.

Beoordelende instantie

Beoordelende instanties krijgen in het formulierkeuzescherm een overzicht te zien van de verslagen (alle aanwezige verslagjaren) van bedrijven waarvoor zij de beoordelende instantie zijn. Omdat het vaak om meerdere pagina's gaat hebben zij daarnaast de mogelijkheid via een zoekfunctie een specifiek verslag te selecteren aan de hand van de bedrijfsnaam, de bedrijfscode, het verslagjaar en/of de status.

Modules in het e-MJV

Hieronder zijn de hoofdmodules voor de rapportages in het e-MJV opgesomd. Hiervan kunnen één of meerdere submodules onderdeel uitmaken.

Integraal PRTR-verslag

Als onderdeel van het Integraal PRTR-verslag worden de volgende modules aangeboden:

• Algemene gegevens
• Lucht
• Oppervlaktewater rijkswater
• Oppervlaktewater binnenwater
• Waterzuivering buiten inrichting
• E-PRTR Bodem
• Energie algemeen
• Afval
• Lokale thema's

Uiteraard is het mogelijk een watermodule die in eerste instantie niet wordt aangeboden alsnog aan te bieden als de lozingssituatie tussentijds is gewijzigd. U kunt hiervoor contact opnemen met de e-MJV-helpdesk.

Vrijwillige rapportage

Voor vrijwillige rapportage wordt gebruik gemaakt van de modules in het Integraal PRTR-verslag. Hierbij geldt dat op verzoek die modules worden aangeboden die voor uw bedrijf van toepassing zijn.

Olie- en gaswinning

Als onderdeel van het verslag door de olie- en gaswinningsindustrie worden de volgende modules aangeboden:

• Algemene gegevens
• Overzicht offshore installaties
• Productiegegevens
• Lucht
• Offshore platforms
• Water offshore
• Afval en drilling
• Lokale thema's

Details voor het bedrijf

Per module vult u de gevraagde gegevens over het afgelopen jaar in. Modules die in grijs zijn weergegeven, zijn niet voor uw bedrijf van toepassing en kunnen niet worden geopend. Als modules onterecht niet worden aangeboden, dan kunt u dit melden aan onze helpdesk.

Veel vaste gegevens zijn al voor u ingevuld. Soms is dit niet het geval en ontbreken de gegevens (bijvoorbeeld het KvK-vestigingsnummer, de SBI-code en de omschrijving belangrijkste economische activiteit in de module Algemene gegevens). De gegevens worden dan in een later stadium aangevuld.

In het formulier van het huidig verslagjaar geldt:

• Cijfers die aanzienlijk afwijken van gegevens uit het voorgaande jaar vallen direct op, omdat zij in rood worden weergegeven op het scherm.
• Stoffen die nieuw zijn ten opzichte van het voorgaande verslagjaar kleuren blauw.
• Berekende velden zijn geel gekleurd en hebben geen omkadering.
  Door de database gevulde velden zijn geel en hebben wel een omkadering.

Wijzigingen van gegevens afkomstig uit de database (zoals de genoemde SBI-code) kunnen worden doorgegeven aan de helpdesk.

Tijdens het invullen kunt u vergelijkingen maken met het vorige verslagjaar. U kunt met de link Vorig jaar op het scherm direct terugkijken naar de ingevoerde gegevens van het voorgaande jaar op het overeenkomstige scherm.  Indien cijfers aanzienlijk afwijken of nieuw zijn raden wij u aan de gegevens extra te controleren en een toelichting te geven in het scherm Opmerkingen.

• Integraal PRTR-verslag
• Olie- en gaswinning

Integraal PRTR-verslag

Indien u E-PRTR-plichtig bent en u heeft in het verslagjaar emissies en/of afvaltransporten boven de drempelwaarden gehad (zie voor de emissiedrempelwaarden de Stoffenlijst Integraal PRTR-verslag en voor afval artikel 1b van de Uitvoeringsregeling EG-verordening PRTR en PRTR-protocol), bent u verplicht het Integraal PRTR-verslag in te vullen.

Binnen de hoofdmodule (met uitzondering van E-PRTR Bodem) ziet u in de totaaltabellen op inrichtingsniveau terug welke opgegeven emissies de drempel overschrijden. De emissiecijfers die relevant zijn voor het Integraal PRTR-verslag worden daarin door de applicatie automatisch tot inrichtingsniveau gesommeerd. Naast jaarvrachten moet u de gebruikte (meet)methode aangeven. Bovendien kunt u in de totaaltabellen van lucht en water per emissiestof ook accidentele emissies opgeven (als deel van de
emissiejaarvracht op inrichtingsniveau).

Afgevoerd afval rapporteert u per EURAL-code in de tabel Afval (EURAL), tabblad Afvaldetails. Voor het Integraal PRTR-verslag wordt onderscheid gemaakt tussen:

• niet gevaarlijk afval;
• gevaarlijk afval Nederland;
• gevaarlijk afval buitenland.

Voor gevaarlijk afval buitenland dient u NAW-gegevens van de verwijderaar op te geven. Let op! Dit betreft afvaltransporten die rechtstreeks naar het buitenland zijn geëxporteerd.

Voor afval gelden de volgende drempelwaarden: 2 ton per jaar voor gevaarlijk afval en 2.000 ton per jaar voor niet gevaarlijk afval.

Let op! U dient zowel gevaarlijk als niet gevaarlijk afval op te geven als één van beide drempelwaarden is overschreden.  Zie artikel 1b van de Uitvoeringsregeling EG-verordening PRTR en PRTR-protocol .

Energiegegevens in de module Energie algemeen hoeft u alleen op te geven als u ook de emissies naar lucht opgeeft.

Meer informatie over het invullen van gegevens voor het Integraal PRTR-verslag treft u aan in de helpteksten van het e-MJV en op deze website.

Let op! Als uw bedrijf E-PRTR-plichtig is, maar geen emissies en afvaltransporten heeft die boven de drempelwaarden uitkomen, bent u niet verplicht de modules in te vullen. U kunt dit op de besloten website bij het onderdeel PRTR onder drempel aangeven. Uiteraard mag u de emissies en afvaltransporten wel opgeven.

Olie- en gaswinning

De gegevens van het getalsmatige deel van uw milieujaarverslag dient u in via het e-MJV. Het beschrijvend deel van uw milieujaarverslag dient u apart in bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. U hebt wel de mogelijkheid een beschrijvend deel als bijlage aan het e-MJV toe te voegen.

Details voor de beoordelende instantie

U kunt het verslag per module beoordelen. Het systeem biedt ook de mogelijkheid het verslag met meerdere mensen te beoordelen (multi-usergebruik), zodat iedere beoordelaar alleen die modules kan beoordelen die voor hem of haar relevant zijn.

Tijdens de beoordeling kunt u gemakkelijk de waarden uit het vorige verslagjaar bekijken via de link Vorig jaar in het verslagformulier van het huidige verslagjaar (of rechtstreeks in het formulier van het voorgaande verslagjaar).

In het formulier van het huidig verslagjaar geldt:

• Cijfers die aanzienlijk afwijken van gegevens uit het voorgaande jaar vallen direct op, omdat zij in rood worden weergegeven op het scherm.
• Stoffen die nieuw zijn ten opzichte van het voorgaande verslagjaar kleuren blauw.
• Berekende velden zijn geel gekleurd en hebben geen omkadering.
• Door de database gevulde velden zijn geel en hebben wel een omkadering.

Gedetailleerde informatie over het beoordelen van de gegevens in het e-MJV treft u aan in de helpteksten.

Let op:

• Als een bedrijf twee beoordelende instanties heeft in het kader van de Waterwet (emissies naar oppervlaktewater), dan wordt in de module Algemene gegevens aangegeven welke beoordelende instantie de beoordeling van de desbetreffende gegevens coördineert. In deze module op het tabblad Beoordelaars is hiervoor het zogenaamde coördinerende instantie waterkwaliteitsbeheerders opgenomen. Uiteraard dienen beide beoordelende instanties het oordeel met elkaar af te stemmen.
• De Waterwet (Wtw) bepaalt dat de beoordeling van lozingen naar een waterzuivering buiten de inrichting in principe bij de beoordelende instantie voor de Wet milieubeheer (Wm) ligt. De Wtw-beoordelende instantie behoudt de mogelijkheid de Wm-beoordelende instantie te adviseren.

Olie- en gaswinning

De milieujaarverslagen die door olie- en gaswinningbedrijven zijn ingediend worden gevalideerd door het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Verschillende overheden hebben daarbij een (adviserende) rol. De taakverdeling is als volgt:

• De beoordeling van de milieujaarverslagen, zowel het beschrijvend deel als het getalsmatig deel, wordt gecoördineerd door RVO.
• Staatstoezicht op de Mijnen verzorgt in het e-MJV als uitvoerende beoordelende instantie de beoordeling van het getalsmatig deel.
• Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (met als uitvoerende instantie RWS Zee en Delta) adviseert over de beoordeling van verschillende modules in het e-MJV.
• Ook RVO heeft de mogelijkheid via het e-MJV een advies uit te brengen.

Helpteksten

In de e-MJV-applicatie vindt u uitgebreide helpteksten. De helpteksten zijn schermspecifiek. Daarnaast is er ook een algemeen deel aanwezig. Hierin wordt onder andere het invullen, beoordelen en publiceren van gegevens stap voor stap toegelicht. De helpteksten zijn per onderwerp gerangschikt. Ook kunt u op onderwerp en op losse woorden zoeken.

De helpteksten zijn op een aantal manieren te openen:

• Via het vraagteken dat in het e-MJV op elk scherm aan de rechterzijde aanwezig is. U komt op de helppagina die informatie geeft over het scherm dat u heeft geopend.
• Via de Help-link rechtsboven in het hoofdscherm. U komt hiermee in het algemene deel van de help. Via de opties Inhoud, Index of Zoeken kunt u vervolgens de benodigde informatie terugvinden.

Naast de ondersteunende teksten in de Help vindt u op diverse plaatsen zogenaamde i-tjes. Als u met de muis een dergelijk i-tje raakt, wordt in een apart kader een extra toelichting gegeven over het gebruik van een knop of één of meerdere velden.

Opmerkingen

In het menu-onderdeel Opmerkingen kunt u als bedrijf per module en per onderwerp een toelichting geven op gerapporteerde gegevens. Wanneer u een beoordelende instantie bent, kunt u op dezelfde wijze een tekstueel oordeel geven. Wanneer u adviseur bent in het e-MJV, dan kunt u een advies plaatsen.

Bijlage(n)

In dit deel van het menu kunt u één of meerdere bijlagen toevoegen, zoals een (niet verplicht) beschrijvend deel. Daarnaast kunnen ook andere aanvullende bestanden worden toegevoegd (documenten, tabellen, figuren en dergelijke). Er kunnen meerdere bestanden aan een verslag worden toegevoegd. De bijlagen worden automatisch meegestuurd als u één of meerdere modules publiceert. Alleen bestanden met de volgende extensies zijn toegestaan: doc, docx, txt, xls, xlsx, jpeg, jpg, png, pdf, rar, zip. De maximum grootte is 10 Mb.

Controle van invoer

Een aantal gegevens in het e-MJV is verplicht. Wanneer u een module wilt publiceren, zonder dat deze verplichte gegevens zijn ingevoerd, kan de status niet worden gewijzigd en accepteert de database de gegevens niet. Het is daarom verstandig vóór het omzetten van de status gebruik te maken van de functie Controle. Deze functie kunt u in elk scherm openen door bovenin het menu te kiezen voor de optie Controle.

Als er gegevens ontbreken, krijgt u in een pop-up-scherm een overzicht van deze gegevens. Deze dient u nog in te voeren, voordat u de module(s) kunt publiceren.

Als er geen gegevens ontbreken, verschijnt een controlescherm met alleen de melding 'Er zijn geen ontbrekende gegevens gevonden' en kunt u de module(s) van status wijzigen en publiceren.

Status wijzigen

In het statusoverzicht (menu Publiceren) kan een bedrijf of beoordelende instantie de status van een module aanpassen. Hieronder vindt u alle statussen die eventueel gekozen kunnen worden, afhankelijk van uw bevoegdheid:

• Gereed voor invoer
• Concept
• Definitief ingevoerd
• Aanvulling gevraagd
• Geaccepteerd
• Niet geaccepteerd

De toelichting op de verschillende statussen vind u op een aparte pagina.

Correcties

Het kan voorkomen dat na eindbeoordeling van het e-MJV een correctie op de status nodig is. U kunt hiervoor contact opnemen met de helpdesk. Het bedrijf of de beoordelende instantie is aan zet, totdat een module een eindstatus heeft.

Voor een correctie op ingevoerde gegevens met een eindoordeel (eindstatus) dient u gebruik te maken van het mutatieformulier. De helpdesk zal na goedkeuring door de beoordelende instantie de gegevens wijzigen. De status van de module zal daarna Gecorrigeerd na geaccepteerd of Gecorrigeerd na niet geaccepteerd zijn.

Publiceren

Publiceren: hoe werkt het?

Publiceren van de ingediende of beoordeelde modules vindt plaats in het menu Publiceren in het verslagformulier. Dit is hetzelfde menu waarin u ook de statussen van de modules kunt wijzigen. U kunt de modules publiceren door de modules die van status zijn gewijzigd aan te vinken. De knop Publiceer wordt dan aanklikbaar. Na aanklikken verschijnt een pop-up waarin u als waarschuwing nogmaals wordt gevraagd te bevestigen dat u de desbetreffende module(s) wilt publiceren. Zodra u op de OK-knop klikt, worden de gegevens in de database opgeslagen (mits onvolledig en/of met de status concept).

Juiste autorisatie

Om ingevulde of beoordeelde modules die u van status heeft gewijzigd te publiceren, heeft u de juiste rechten nodig. De hoofdgebruiker die het wachtwoord heeft ontvangen, beschikt in elk geval over deze rechten. Daarnaast kan de hoofdgebruiker nieuwe gebruikers machtigen en rechten overdragen aan andere gebruikers. Een aparte pincode is niet (meer) nodig.

E-mailnotificatie

Het e-MJV biedt de mogelijkheid per e-mail een notificatie te verzenden aan uw beoordelende instantie of het bedrijf waar u beoordelende instantie voor bent als u gegevens publiceert. Voor een juiste werking van de e-mailnotificatie dient u in de module Algemene gegevens als bedrijf aan te geven dat u akkoord
gaat met elektronische vervolgcommunicatie, waarbij u uw e-mailadres opgeeft. Daarnaast dient u in dezelfde module de e-mailadressen van de betrokken instanties in te voeren. Het e-MJV opent dan na publiceren van één of meerdere modules automatisch een e-mailbericht met een voorgeprogrammeerde tekst en één of meerdere e-mailadressen van de geadresseerde(n) in uw eigen e-mailprogramma. Dit bericht kunt u vervolgens, na eventuele bewerking, verzenden.

Termijnen

Het indienen en beoordelen van het Integraal PRTR-verslag  en de Olie- en gaswinningsrapportage is gebonden aan bepaalde termijnen.

Vóór 1 april 
Indiening definitief Integraal PRTR-verslag en/of olie- en gaswinningsrapportage (de status van de modules is definitief ingevoerd). Dit is de wettelijke termijn.

Vóór 1 mei
Indiening definitieve rapportage voor olie- en gaswinningsindustrie (afgesproken termijn). De bijbehorende status van de modules in de e-MJV-database is definitief ingevoerd.

Vóór 1 juni
(Eerste) beoordeling van de olie- en gaswinningsrapportage door de beoordelende instantie (de status van de modules is aanvulling gevraagd, geaccepteerd of niet geaccepteerd). Dit is de afgesproken termijn.

Vóór 1 juli 
Definitieve beoordeling Integraal PRTR-verslag door de beoordelende instantie (de status van de modules is daarvoor geaccepteerd of niet geaccepteerd). Dit is de wettelijke termijn.

Vóór 15 oktober
Definitieve beoordeling olie- en gaswinningsrapportage door de beoordelende instantie (afgesproken termijn). De bijbehorende status van de modules in de e-MJV-database is geaccepteerd of niet geaccepteerd.

Extra (vrijwillige) bedrijven en/of modules

Indien u als bedrijf nog niet alle modules in het e-MJV invult of helemaal nog niet rapporteert via het e-MJV, bieden wij u graag de mogelijkheid op vrijwillige basis gebruik te maken van de modules die voor uw bedrijf van toepassing zijn. Vul hiervoor het aanmeldingsformulier Aanmelden deelname e-MJV in.

Vertrouwelijkheid

Er geldt één werkwijze voor het omgaan met verzoeken om vertrouwelijke behandeling van gegevens. Verzoeken om vertrouwelijke behandeling worden buiten het e-MJV om gedaan.

U kunt als bedrijf een verzoek tot vertrouwelijkheid schriftelijk aanvragen bij uw beoordelende instantie.

Let op:

• Vertrouwelijkheid geldt niet daar waar het gaat om milieu-informatie en/ of emissiegegevens.
• Vertrouwelijkheid kan alleen met instemming van de beoordelende instantie.
• Vertrouwelijkheid moet elk jaar opnieuw worden aangevraagd.

De vertrouwelijke gegevens zijn alleen zichtbaar voor een beperkte groep: de invoerende partij (het bedrijf), de beheerder van de database, de beoordelende instanties en Emissieregistratie.

Voor meer informatie over vertrouwelijkheid verwijzen wij u naar de Leidraad Milieujaarrapportages en de Handreiking openbaarheid van milieu-informatie en emissiegegevens.